On küçük müteahhide bir işi nasıl yönettiklerini sorun, aynı yanıtın on farklı sürümünü duyarsınız: hepsi kafalarında. Bütçe, teklif ettikleri kabaca bir rakamdır, teslim süresi "bir iki hafta," görev listesi zihinsel bir listedir ve işin yolunda gidip gitmediğini birinin kontrol ettiği tek an, iş çoktan gecikmişken ya da çoktan bütçeyi aşmışken gelir. Bu, bozulana kadar gayet iyi gider ve bozulduğu gün genellikle pahalı bir gündür.
İnşaat proje yönetimi kalın bir klasör ya da yüz milyonluk projeler için yapılmış pahalı yazılım gerektirmez. Tek minibüslü bir elektrikçi, iki kişilik bir marangoz ekibi ya da küçük bir boya işi için çok daha basit bir şey ifade eder: işe başlamadan önce neyi kapsadığını bilmek, gerçekten inandığınız bir bütçe ve teslim süresi belirlemek, işi görevlere bölmek, ona karşı gerçek saatlerinizi kaydetmek ve bir aşımı hâlâ bir şey yapabilecekken yakalamak. Bu rehber o yaklaşımı somut rakamlarla adım adım anlatır ve bir aracın takibi sizin yerinize nerede yapabileceğini gösterir, böylece siz aletlerin başında kalabilirsiniz.
Küçük müteahhitler iyi yönetilen işlerde neden para kaybeder
Çoğu iş, iş kötü olduğu için ters gitmez. Ters gider çünkü teklif edilenle gerçekten harcanan arasındaki farkı, o fark çoktan bir çukura dönüşene kadar kimse izlememiştir. 80 saate teklif edilen bir mutfak yenilemesi, kimsenin fiyatlandırmadığı üç değişiklik, bir teslimatı beklerken geçen yarım gün ve sizin hatanız olmayan bir fayansı yeniden yapmakla geçen bir öğleden sonra yüzünden sessizce 105 saate dönüşür. Bunların hiçbiri o gün bir kriz gibi gelmedi. Toplandığında ise sağlıklı bir kârı başa başa çevirdiler.
Çözüm daha çok çalışmak değil. İşi görünür kılmaktır: gerçek zamanlı karşılaştırabileceğiniz bir bütçe, kilometre taşlarına bölünmüş bir teslim süresi ve gerçekten harcadığınız saatlerin işleyen bir toplamı. İş görünür olduğunda aşım, fatura zamanında kötü bir sürpriz yerine dördüncü günde bir sayı olarak ortaya çıkar. Küçük bir zanaat işletmesi için proje yönetiminin bütün amacı budur ve bu yazının geri kalanı bunu ikinci bir mesleğe dönüştürmeden nasıl yapacağınızla ilgili.
Adım 1: Fiyatlandırmadan önce işin kapsamını belirleyin
Kapsam belirlemek, para ya da zaman taahhüt edilmeden önce neyin dahil olduğunu ve neyin olmadığını yazmaktır, o kadar. Zanaatkârlar için proje yönetiminde en yüksek getirili alışkanlıktır, çünkü neredeyse her aşım ve neredeyse her anlaşmazlık, varsayılan ama hiç kararlaştırılmamış bir şeye dayanır.
Bir banyo yenilemesi için gerçek bir kapsam "banyoyu yeniden yapmak" değildir. Şudur: eski takımı sökmek, iki su hattını yeniden çekmek, 12 metrekare duvar ve 4 metrekare zemine fayans döşemek, müşterinin getirdiği lavabo dolabını monte etmek, bir aspiratör takmak, tamir edip boyamak. Böyle yazıldığında üç şey olur. Her parçanın saatlerini dürüstçe tahmin edebilirsiniz. Neyin eksik olduğunu fark edersiniz (eski takımı konteynere kim götürecek?). Ve müşteri üç hafta sonra radyatörü taşımanın neden ek olduğunu sorduğunda gösterecek bir belgeniz olur.
Hariç tutulanlar konusunda açık olun. "Fiyata eski dolapların arkasındaki sıvanın onarımı dahil değildir" bu meslekteki en yaygın ve en acı tartışmayı önler: "bitti" kelimesinin ne anlama geldiğine dair olanı. Sınırlarını adlandıran bir kapsam, yalnızca işi sıralayan bir kapsamdan daha değerlidir.
Adım 2: Gerçekten inandığınız bir bütçe ve teslim süresi belirleyin
Bütçe, müşteriye teklif ettiğiniz fiyat değildir. İşin size saat ve malzeme olarak ne kadara mal olması gerektiğinin iç tavanıdır ve yalnızca onu iyimserlikten değil kapsamdan kurarsanız işe yarar.
Kapsamdaki görevlerinizi alın, her birinin saatlerini tahmin edin ve her zaman olan şeyler için gerçekçi bir pay ekleyin: yol, kurulum ve toplanma, unutulan malzeme seferi ve duvarın arkasındaki sürprizler için bir tampon. Bir dizi gömme dolabı fiyatlandıran bir marangoz belki 22 saat yapım, 4 saat montaj, 2 saat yol ve kurulum ve yüzde 15 tampon tahmin eder ve yaklaşık 32 saatlik bir bütçeye varır. İşi karşı ölçtüğünüz şey o sayıdır, teklif değil.
Teslim süresi de aynı dürüstlüğü hak eder. "İki hafta" bir umuttur. Yönetebileceğiniz bir teslim süresinin kilometre taşları vardır: pazartesiye kadar malzeme sipariş, perşembeye kadar ilk aşama bitmiş, ertesi salı ikinci aşama, cuma rötuşlar. Kilometre taşları belirsiz bir bitiş tarihini, herhangi bir günde önünde ya da gerisinde olabileceğiniz bir şeye dönüştürür ve bu, zamanı gitmeden geri kazanmanın tek yoludur.
Billr'da işi oluştururken bir proje bütçesi ve bir süre tahmini belirlersiniz, böylece taahhüt ettiğiniz rakam hatırlanmak yerine kaydedilir. Bundan sonra kaydettiğiniz her şey otomatik olarak ona karşı ölçülür.
Adım 3: İşi görevlere bölün
Bütçe size tüm işin 32 saat olduğunu söyler. Görevler o saatlerin nereye gittiğini ve en önemlisi nerede yanlış gittiğini söyler. İşi parçalamak, tek korkutucu bir sayıyı gerçekten yönetebileceğiniz bir listeye dönüştüren şeydir.
Görevleri her vida düzeyinde değil, gerçek bir iş bloğu düzeyinde tutun. Dolap işi için: "gövdeleri yapmak," "kapakları yapıp asmak," "duvara uydurmak," "iç düzeni monte etmek," "rötuş ve ayar." Her biri başlandı ve bitti olarak işaretleyebileceğiniz bir şeydir ve her biri kendi süre tahminini ve teslim tarihini taşıyabilir. Artık işin bir biçimi var. Beş görevin üçünde olduğunuzu, önünüzde iki gün kaldığını görürsünüz ve bunu cuma keşfetmek yerine salı görürsünüz.
Billr her projeye, statülerini kendiniz tanımladığınız bir görev listesi vermenizi sağlar, basit bir panoda gösterilir, böylece neyin başlanmadığını, neyin sürmekte olduğunu ve neyin bittiğini bir bakışta görürsünüz. Mesele bürokrasi değil. Mesele şu: görünür görevlere bölünmüş bir iş sessizce sürüklenemez, çünkü sürüklenmenin ortaya çıkacağı bir yer vardır.
Adım 4: Gerçek saatlerinizi projeye karşı kaydedin
Planın gerçekle buluştuğu yer burası. Bir bütçe ve bir görev listesi, gerçek saatleri onlara karşı ölçene kadar tahminlerdir ve hafta sonunda saatleri hafızadan saymak bütün alıştırmayı boşa çıkarır, çünkü hafıza aşağı yuvarlar ve küçük şeyleri kaybeder.
Bunu işler kılan alışkanlık, zamanı olurken yakalamaktır. Şantiyeye vardığınızda bir kronometre başlatın, onu üzerinde çalıştığınız projeye ve göreve bağlayın ve ayrılırken durdurun. Bunu tutarlı yapın, proje saatlerinin nereye gittiğine dair gerçek bir resmi görev görev biriktirir, siz hiç hesap yapmadan.
Billr'ın zaman takibi ile tek dokunuşluk bir kronometre, uygulamayı kapatsanız, telefonu yeniden başlatsanız ya da bodrumda sinyali kaybetseniz bile çalışmaya devam eder ve her kayıt otomatik olarak proje toplamına eklenir. Unuttuğunuz zamanlar için süreyi elle de ekleyebilirsiniz. Her durumda saatler doğru işe düşer, böylece çarşambaya kadar dolap yapımının 22 saatte mi gittiğini yoksa sessizce 30'a mı yöneldiğini zaten bilirsiniz.
Adım 5: İlerledikçe bütçeyi kazanca karşı izleyin
Saat kaydetmek yalnızca, harekete geçecek zaman varken onlara bütçeye karşı bakarsanız işe yarar. İşin ortasında önemli olan sayı basittir: kaç saat harcadım ve kaç saat planlamıştım? 32 saat bütçelediyseniz ve iki görev hâlâ açıkken 24 saatteyseniz, henüz bir sorununuz yok, ama bir tanesinin oluştuğunu görebilirsiniz.
Bir aşımı erken yakalamanın kendini ödediği yer burası. İkinci günde hazırlığın öngörülenden çok daha uzun sürdüğünü fark eden bir boyacı, çünkü önceki kat her yerde dökülüyor, henüz iyi niyet varken ek iş konuşmasını yapabilir, sona şok bir fatura sunmak yerine. Erken konuşma neredeyse her zaman daha ucuzdur, ilişki için de cüzdan için de.
Billr her projede, kaydedilen sürenizi tahmininizle karşılaştıran bir ilerleme çubuğu, ayrıca kazancınızı bütçeye karşı gösterir, böylece aşım bir his değil görünür bir yüzde olur. Bir tablo kurmanıza ya da hesap yapmanıza gerek yok. Bir bakarsınız, "bütçelenen saatlerin yüzde 78'i kullanıldı, iki görev kaldı" görürsünüz ve harekete geçersiniz.
Adım 6: Müşteriyi bilgilendirin (bu kısım size kalmış)
Hiçbir araç müşteri ilişkisini sizin yerinize yönetemez ve bunu iddia eden her araca temkinli yaklaşmak gerekir. Billr haftanızı planlamaz, müşterilerinize güncelleme göndermez ve kimseyi otomatik olarak takip etmez. Müşterileri bilgilendirmek elle yapılan bir alışkanlıktır ve kurabileceğiniz en değerli alışkanlıklardan biridir, çünkü iletişim kuran müteahhit, tavsiye edilen müteahhittir.
Alışkanlık küçüktür. Bir kilometre taşının sonunda iki satırlık bir mesaj, "İlk aşama bitti, planında, ikinci aşama salı başlıyor," size bir dakikaya mal olur ve size on dakikaya mal olan o kaygılı telefonu önler. Bir şey değiştiği an, teslim süresi, fiyat, kapsam, aynı gün yazılı söyleyin. İkinizin de elinde olan bir mesajda kayıtlı bir değişiklik, temizce faturalandırabileceğiniz bir değişikliktir; kapıda kararlaştırılıp unutulan bir değişiklik ise sizin cebinizden çıkan bir değişikliktir.
Basit bir ritim belirleyin ve ona bağlı kalın: her kilometre taşında hızlı bir güncelleme, bir şey kımıldadığında aynı gün bir not ve nihai faturada asla bir sürpriz değil. Kapsamınızdan, görevlerinizden ve kaydedilen saatlerinizden zaten elinizde olan bilgi, tam olarak bu mesajların malzemesidir, yani iş göndermekte, çözmekte değil.
Adım 7: Biten işi bir faturaya çevirin ve ondan öğrenin
İş bittiğinde, yönettiğiniz iş gönderdiğiniz fatura olur ve düzgün kaydedilmiş bir iş dakikalar içinde kendini faturalar. Saatler zaten doğru oranda projeye bağlıdır, dolayısıyla bir haftayı notlardan yeniden kurmak yerine kaydedilen süreyi seçer ve doğrudan fatura satırlarına dönüştürürsünüz.
Billr, bir projenin kaydedilen saatlerinden doğrudan bir fatura oluşturmanızı sağlar, her kaydın oranı zaten uygulanmış olarak, böylece çalıştığınız saatler faturaladığınız saatlerdir, yeniden yazmadan ve tahmin etmeden. Yalnızca bu bile küçük bir zanaat işletmesindeki en yaygın sızıntıyı kapatır: yapılan zamanla tahsil edilen zaman arasındaki fark.
Sonra neredeyse kimsenin yapmadığı tek şeyi yapın: geriye bakın. Gerçekten harcadığınız saatleri belirlediğiniz bütçeyle karşılaştırın ve bırakın o sayı bir sonraki işi fiyatlandırsın. Billr'ın raporları kazançları ve saatleri müşteriye ve projeye göre ayrıştırır, böylece birkaç işte iyimserlikten fiyatlandırmayı bırakıp kendi geçmişinizden fiyatlandırmaya başlarsınız. "32 saat olması gereken" ama 38'de biten dolap işi, bir sonraki teklifi 38 yaparsa ve ondan sonrakini kârlı kılarsa bir kayıp değildir.
Önemli çıkarımlar
- Fiyatlandırmadan önce kapsamı belirleyin. Neyin dahil olduğunu ve neyin olmadığını yazın; anlaşmazlıkları önlemek için hariç tutulanları adlandırın.
- Yalnızca fiyatta değil, saatte bütçeleyin. Bütçeyi görevlerden ve gerçek bir tampondan kurun ve işi ona karşı ölçün.
- İşi görevlere bölün. Statülü görünür görevler sessizce sürüklenemez.
- Saatleri canlı kaydedin, projeye karşı. Tek dokunuşluk bir kronometre cuma hafızasını her zaman yener.
- İşin ortasında bütçeyi saatlere karşı izleyin. Bir aşımı fatura zamanında değil, dördüncü günde yakalayın.
- Elle ve erken iletişim kurun. Her değişiklikte aynı gün notlar, nihai faturada sürpriz yok.
- Kaydedilen süreden faturalayın ve değerlendirin. Bırakın biten her iş bir sonrakini fiyatlandırsın.
Sıkça sorulan sorular
Küçük bir müteahhit için inşaat proje yönetimi nedir?
Bir işi hafızadan değil bilinçli yürütmenin pratik alışkanlığıdır: kapsamını belirlemek, bir bütçe ve teslim süresi koymak, görevlere bölmek, ona karşı gerçek saatleri kaydetmek ve sorunları erken yakalamak. Küçük bir zanaat işletmesi için ağır yazılım anlamına gelmez, yalnızca bir işin düzeltmek için çok geç olmadan yolunda gidip gitmediğini görmenin açık bir yolu.
İşlerin bütçeyi aşmasını nasıl önlerim?
Bütçeyi yazılı bir kapsamdan saat olarak kurun, görevlere bölün ve gerçek zamanınızı ilerledikçe ona karşı kaydedin. Anahtar, harcanan saatleri bütçelenen saatlerle sonda değil işin ortasında karşılaştırmaktır, böylece bir aşım, hâlâ ek iş konuşmasını yapabilecekken dördüncü günde bir yüzde olarak ortaya çıkar. Onu erken yakalamak, bir kayba dönüşmesini engelleyen şeydir.
Billr işlerimi planlayıp müşterilere güncelleme gönderebilir mi?
Hayır ve bu konuda açık olmakta fayda var. Billr haftanızı planlamaz, müşterilere otomatik bildirim göndermez ve sizin yerinize müşterileri takip etmez. Bir işin ölçülebilir tarafını üstlenir: bütçe, teslim süresi, görevler, zaman takibi, bütçeye karşı ilerleme, raporlar ve kaydedilen saatleri faturalara dönüştürmek. Planlama ve müşteri iletişimi elle yapılan alışkanlıklardır ve bu rehber onları öyle ele alır.
Kaydedilen zaman nasıl faturaya dönüşür?
Bir projeye karşı zaman kaydettiğinizde saatler doğru oranda birikir. İşin sonunda o kaydedilen zamanı seçersiniz ve Billr onu doğrudan fatura satırlarına dönüştürür, her kaydın oranı zaten uygulanmış olarak. Yeniden yazmak yok, dolayısıyla çalıştığınız saatler tam olarak faturaladığınız saatlerdir.
Bir işi iyi yönetmek daha çok evrak işi değildir. İşi, karanlıkta hiçbir şey sürüklenmeyecek kadar görünür kılmaktır: açık bir kapsam, inanılır bir bütçe, görebildiğiniz görevler ve kendini sayan saatler. Bunu yapın, geç saatler ve şok faturalar büyük ölçüde kaybolur. Billr'ı ücretsiz deneyin ve bir sonraki işinizi hafızadan değil bir bütçe ve bir teslim süresinden yürütün.