Ustalar için zaman takibi: 7 maliyetli hata (ve her birini nasıl düzeltirsiniz)

Her usta o hissi bilir. Cuma öğleden sonrası, üç iş geride kalmış, oturup kaç saat fatura keseceğinizi hesaplamaya çalışıyorsunuz. Büyük montajı hatırlıyorsunuz, sahaya sekizde vardığınızı sanıyorsunuz, gerisi ise çağrılar, malzeme seferleri ve kırk dakikaya dönüşen bir kahveden oluşan bir sis. Bu yüzden tahmin ediyorsunuz. Garanti olsun diye aşağı yuvarlıyorsunuz. Ve tam o anda gerçekten kazandığınız parayı bağışlamış oluyorsunuz.

Ustalar için zaman takibi, saate gözünü dikmek demek değildir. Gerçekten yaptığınız iş için para almak, bir anlaşmazlıkta kendinizi korumak ve hangi işleri tekrar almaya değer olduğunu bilmek demektir. Aşağıdaki hatalar, bir usta işletmesini yıldan yıla sessizce boşaltan tam da bunlardır. Her birinin yanında bu hafta uygulayabileceğiniz somut bir çözüm var.

Hata 1: Saatlerinizi hafızadan toparlamak

Bu, meslekteki en pahalı alışkanlıktır ve neredeyse herkes yapar. Haftayı bitirir ve mesai çizelgenizi hafızanızdan, telefondaki fotoğraflardan ve bir irsaliyeye karalanmış birkaç nottan yeniden kurmaya çalışırsınız. Sorun şu ki hafıza aşağı yuvarlar. Hatırlanan çalışma saatleri üzerine yapılan araştırmalar tutarlı biçimde insanların eksik tahmin ettiğini gösterir ve sahada en önce küçük şeyler kaybolur: müşteriye işi anlattığınız on beş dakika, bir parça için araca geri dönüş, zemin kurusun diye beklediğiniz süre.

Tek bir elektrikçi için hesaplayın. Bulanık hafıza yüzünden günde sadece 30 dakika kaybediyorsanız ve ücretiniz 55 ise, bu günde 27,50, haftada yaklaşık 137 ve yılda 6.000'in çok üzerinde paranın kapıdan çıkması demektir. İşi yaptınız. Sadece kaydetmediniz.

Çözüm: zamanı hafta sonunda değil, olduğu anda kaydedin. En temiz yol, vardığınızda başlatıp ayrılırken durdurduğunuz tek dokunuşluk bir kronometredir. Billr'ın zaman takibi ile kronometre; uygulamayı kapatsanız, telefonu yeniden başlatsanız ya da sinyali kaybetseniz bile çalışmaya devam eder, böylece hiçbir oturumu kaybetmezsiniz. O an gerçekten başlatamadığınızda, ayrıntıyı unutmadan girişi doğru başlangıç saati ve süreyle elle ekleyin. Sıcağı sıcağına kaydedilen, her seferinde sonradan toparlanana üstün gelir.

Hata 2: Küçük işleri takip etmemek

Büyük işler takip edilmeye değer gelir. Kaçıp giden, yirmi dakikalık çağrı, eve dönerken yaptığınız hızlı tamir, "hazır buradayken şuna da bir bakar mısın" olur. Tek tek bakıldığında uğraşmaya değmeyecek kadar küçük görünürler. Hepsi bir araya geldiğinde çoğu zaman her ay faturalanmamış bütün bir gün ederler.

Haftada dört küçük çağrıya bakan, her biri yaklaşık 25 dakika süren ve hiçbirini faturalandırmayan bir tesisatçı, haftada kabaca 1,6 saat bağışlıyor demektir. Bir yılda bu, 80 saatten fazla bedava emek, yani iki tam ödenmemiş hafta eder.

Çözüm: takibi öyle hızlı yapın ki beş dakikalık bir iş bile kaydetmeye değsin. Hızlı biteceğini düşünseniz bile, bir şeye bakmaya karar verdiğiniz anda kronometreyi başlatın. Bir iş tek başına faturalandırmak için gerçekten çok küçükse, kaydedilen dakikalar yine de o müşteride birikir, böylece birkaç küçük ziyareti zarar yazmak yerine ay sonunda tek bir derli toplu faturada birleştirebilirsiniz.

Hata 3: Her müşteriye aynı ücreti uygulamak

Her müşteri aynı saat ücretine değmez, her iş de değmemeli. Ticari bir tadilat, hafta sonu acil bir çağrı ve uzun süreli bir ev müşterisi üç farklı ücrettir. Hepsini tek bir düz rakamla takip ederseniz, ya premium işi düşük faturalandırırsınız ya da sadık müşteriden fazla alırsınız ve ikisi de size kaybettirir.

Daha derin sorun, tek bir ücretin gerçekte neyin kârlı olduğunu gizlemesidir. Ticari işinizin saati 70 kazandırırken pazarlıkçı tavsiyelerin 40 bıraktığını, zamanınız ona uygulanan ücretle kaydedilene kadar göremezsiniz.

Çözüm: ücreti ait olduğu yere koyun. Billr, her müşteri için varsayılan bir saat ücreti ve para birimi kaydetmenize izin verir, böylece onun için zaman kaydettiğiniz anda doğru rakam otomatik uygulanır. Belirli bir iş için müşteri ücretini geçersiz kılan bir proje ücreti belirleyebilirsiniz; bu, o tek acil çağrı ya da premium tadilat için idealdir. En önemlisi, ücret her zaman girişine onu kaydettiğiniz anda sabitlenir, böylece gelecek yıl fiyatlarınızı yükseltirseniz eski kayıtlarınız ve eski faturalarınız sessizce değişmez.

Hata 4: Kişisel zaman ile iş zamanını tek akışta karıştırmak

Kronometreyi sekizde başlattınız, doğru dürüst bir öğle yemeği yediniz, alakasız bir iş için şehrin öbür ucuna gittiniz, döndünüz ve beşte durdurdunuz. O blok tümüyle faturaya geçerse, o işi de faturalandırıyorsunuz demektir. Panikleyip "adil olsun" diye belirsiz bir parça keserseniz, yine tahmin ediyorsunuz ve büyük olasılıkla eksik faturalandırıyorsunuz. Her iki durumda da kayıtlarınız dürüst değildir ve bir müşteri faturayı sorgularsa sizi koruyan tam da dürüstlüktür.

Çözüm: saati işe denk tutun. Gerçekten uzaklaştığınızda kronometreyi duraklatın, döndüğünüzde sürdürün; böylece gerçek bir öğle arası ya da kişisel bir durak asla bir müşterinin faturasına düşmez. Unutursanız ve kronometre çalışırken uygulama uzun süre kapalı kaldıysa, Billr'ın akıllı boşluk yönetimi döndüğünüzde boşluğu fark eder ve geçen o zamanı tutmayı mı yoksa düşmeyi mi seçeceğinizi sorar. O tek soru, saatlerinizi şişirilmiş yerine savunulabilir tutar ki bu, kazandırdığı birkaç dakikadan çok daha değerlidir.

Hata 5: Zamanı takip edip asla bir işe bağlamamak

Pek çok usta saatlerini takip eder de, sonra hepsini tek bir büyük kovaya doldurur. Ay sonunda ellerinde toplam bir saat sayısı vardır ve bunların hangi işe, hangi müşteriye ya da hangi göreve ait olduğuna dair hiçbir fikirleri yoktur. O toplam neredeyse işe yaramaz. Mutfak tadilatının sarktığını mı, yeni müşterinin kârınızı mı yediğini ya da hangi tür işin peşine daha çok düşmeniz gerektiğini söyleyemezsiniz.

Çözüm: her girişi kaydederken bir müşteriye, bir projeye ve bir göreve iliştirin. Billr'da müşteriyi, projeyi ve görevi takipten önce, sırasında veya sonrasında seçebilir, kronometreden çıkmadan herhangi birini anında oluşturabilirsiniz. Takip edilen saatler sonra otomatik olarak projeye akar; orada zaman tahmininize karşı canlı bir ilerleme çubuğu ve bütçeye karşı kazancınızı görürsünüz. Bir anda zaman verileriniz yalnızca bir sayı üretmek yerine gerçek sorulara yanıt verir.

Hata 6: Takip edilen saatler ile faturanın birbirinden kopmasına izin vermek

Saatler takip edilip etiketlenmiş olsa bile son bir sızıntı kalır: onları faturaya yeniden yazmak. "6,5 saat"i bir yerden başka yere kopyalarsınız, yanlışlıkla 5,6 yazarsınız ve müşteri faturalandırmadığınız bir saati öder. Mesai çizelgeniz ile faturanız arasındaki elle aktarma, iyi takibin sessizce yeniden sızdığı tam o noktadır.

Çözüm: takip edilen zamanı asla yeniden yazmayın. Billr, faturalanmamış saatleri olan her müşteriyi işaretler ve size o girişleri doğrudan fatura satırlarına dönüştürecek tek dokunuşluk bir eylem verir, doğru ücret çoktan uygulanmış olarak. O faturayı ödendi olarak işaretlediğinizde, bağlı zaman girişleri de ödendi olarak işaretlenir, böylece kayıtlarınız kendiliğinden senkron kalır. Takip ettiğiniz saatler, faturalandırdığınız saatlerdir; bir yazım hatasının size para kaybettirmesi için ikinci bir şans yoktur.

Hata 7: Zaman verilerinizin söylediğini hiç gözden geçirmemek

Takip, değerin yalnızca yarısıdır. Diğer yarısı geriye bakmaktır. Çoğu usta kendi rakamlarına asla bakmaz, bu yüzden yanlış işe evet demeyi sürdürür: hep pazarlık eden müşteri, hep süreyi aşan iş türü, fark etmeden bir cumartesiyi yutan o "iyilik".

Çözüm: ayda on dakikanızı raporlarınıza ayırın. Müşteriye göre kazanç ve müşteriye göre saat şeklinde basit bir döküm, hangi işin gerçekten kazandırdığını, hangisinin yalnızca meşgul hissettirdiğini gösterir. Her projede takip edilen saatlerinizi ilk tahmininizle karşılaştırın; gelecekteki işleri iyimserlikle değil gerçek verilerle fiyatlandırmaya başlarsınız. Meşgul olmak ile kârlı olmak arasındaki fark budur.

Öne çıkanlar

• Hafızadan değil, canlı kaydedin. Tek dokunuşluk bir kronometre, hatıranın hep kaybettiği dakikaları yakalar.
• Küçük işleri de kaydedin. Yirmi dakikalık çağrılar yılda haftalarca bedava emeğe ulaşır.
• Ücreti müşteriye ve işe göre belirleyin. Tek bir düz rakam, en kârlı ve en az kârlı işinizi gizler.
• Kişisel zaman için duraklatın. Dürüst saatler, savunulabilir saatlerdir.
• Her girişi bir müşteriye, projeye ve göreve bağlayın, ki verileriniz gerçek sorulara yanıt versin.
• Takip edilen saatleri doğrudan faturaya dönüştürün. Yeniden yazmak, paranın yine sızdığı yerdir.
• Her ay gözden geçirin. Gerçek rakamlar meşguliyeti kârlılığa çevirir.

Sıkça sorulan sorular

Sahada zamanı takip etmenin en iyi yolu nedir?

Vardığınızda tek dokunuşla başlatabildiğiniz, sinyal olmadan çalışmayı sürdüren ve uygulamanın kapanmasına dayanan bir kronometre. Ustaların iş ortasında yazılımla uğraşacak zamanı nadiren olur, dolayısıyla ne kadar az sürtünme, o kadar dürüst saatler. Elle giriş, unuttuğunuz anlar için iyi bir güvenlik ağıdır, ama canlı takip varsayılan olmalıdır.

Sahada internet yokken zamanı nasıl takip ederim?

Billr tamamen çevrimdışı çalışır. Hiçbir bağlantı olmadan zaman takip edebilir, müşteri ve işi seçebilir, hatta bir fatura oluşturabilirsiniz. Her şey cihazda kaydedilir ve yeniden çevrimiçi olduğunuz an otomatik senkronize olur, böylece sinyalsiz bir bodrum size asla bir oturuma mal olmaz.

Sabit fiyatlı işlerde zaman takip etmeli miyim?

Evet. Sabit bir fiyat verseniz bile, saatlerinizi takip etmek o fiyatın gerçekten kârlı olup olmadığını söyler. Sabit fiyatlı bir banyo, iki güne fiyatladığınız hâlde sürekli üç gün alıyorsa, bunu ortaya çıkaracak tek şey zaman verilerinizdir; böylece bir sonrakini doğru fiyatlarsınız.

Takip edilen saatler nasıl faturaya dönüşür?

Zamanınız bir müşteriye kaydedildikten sonra Billr, hangi müşterilerin faturalanmamış saatleri olduğunu gösterir ve o girişleri tek dokunuşla fatura satırlarına dönüştürmenize izin verir, her girişin ücreti çoktan uygulanmış olarak. Zamanın faturada nasıl görüneceğini seçer, sonra gönderirsiniz. Tablo yok, yeniden yazma yok.

Kötü zaman takibinden kaynaklanan kayıpların çoğu çarpıcı değildir. Küçük, günlük ve görünmezdirler ve tam da bu yüzden gerçek paraya ulaşırlar. Yukarıdaki yedi alışkanlığı düzeltin; daha fazla çalışmıyor, yalnızca zaten yaptığınız iş için para alıyor olursunuz. Billr ile zamanınızı ücretsiz takip etmeye başlayın ve saatlerinizi cuma öğleden sonrası tahminleri olmadan faturalara dönüştürün.